政企會(huì)議室預(yù)定系統(tǒng)通過信息化的手段來管理會(huì)議室

　　目前互聯(lián)網(wǎng)+和人工智能概念火熱，各智能軟件勢必也受其影響發(fā)展迅速，會(huì)議室預(yù)定系統(tǒng)領(lǐng)域必然會(huì)迎來翻天覆地變化，以往簡單通過人力管理、預(yù)定會(huì)議室的方式將逐漸被取代。一個(gè)完整的會(huì)議室預(yù)定系統(tǒng)能提供訪客管理、預(yù)定會(huì)議、移動(dòng)工位、桌子安排、會(huì)議室預(yù)定所需設(shè)備和各種資源。

　　會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)是什么樣的系統(tǒng)?

　　會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)是一個(gè)由人和計(jì)算機(jī)等組成的能進(jìn)行信息的收集、傳送、儲(chǔ)存、維護(hù)和使用的會(huì)議管理系統(tǒng)。現(xiàn)在很多的企業(yè)都在開展智能化辦公環(huán)境，尤其是像會(huì)議室預(yù)定這樣的操作，都會(huì)借助到一會(huì)議預(yù)約管理系統(tǒng)來進(jìn)行操作，解決會(huì)議時(shí)間沖突問題。除此之外，會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)還提供會(huì)議室預(yù)約信息共享平臺(tái)，方便了解會(huì)議室占用情況。

　　1.會(huì)前預(yù)定

　　開會(huì)前需要提前在預(yù)定會(huì)議室，可以通過手機(jī)微信、企業(yè)微信、釘釘以及pc等終端查看會(huì)議室各個(gè)時(shí)段的預(yù)定狀態(tài)，快速找到空閑的時(shí)間段進(jìn)行預(yù)定，同時(shí)可通過會(huì)議室設(shè)備、容納人數(shù)、可用時(shí)段等條件快速檢索會(huì)議室進(jìn)行快速預(yù)定。

　　默認(rèn)情況下，輸入主題、會(huì)議日期、會(huì)議時(shí)間、選擇參會(huì)人(可選)、會(huì)議服務(wù)項(xiàng)(如：茶水服務(wù)、視頻會(huì)議等--可選)即可完成預(yù)定。政企會(huì)議室預(yù)定系統(tǒng)支持同時(shí)預(yù)定多個(gè)會(huì)議室，如果一個(gè)會(huì)議需要使用多個(gè)會(huì)議室，只需要選擇多個(gè)會(huì)議室即可。

　　2.會(huì)前通知

　　通知參會(huì)人：預(yù)定成功系統(tǒng)會(huì)通過發(fā)送微信消息或者釘釘消息或者郵件給參會(huì)人，會(huì)前15-30分內(nèi)會(huì)再次發(fā)消息給參會(huì)人提醒參會(huì)

　　通知會(huì)議服務(wù)人員：如果選擇了服務(wù)項(xiàng)，系統(tǒng)會(huì)發(fā)送發(fā)送微信消息或者釘釘消息或者郵件給會(huì)議服務(wù)人員，以便服務(wù)人員提前準(zhǔn)備好會(huì)場。

　　會(huì)議取消通知：如果主持人因故取消了會(huì)議，系統(tǒng)會(huì)通過發(fā)送微信消息或者釘釘消息或者郵件給參會(huì)人以及服務(wù)人員。

　　3.會(huì)議展示

　　政企會(huì)議室預(yù)定系統(tǒng)支持安卓顯示屏對會(huì)議信息進(jìn)行展示，提供可視化展示界面的制作，可以在信息屏上展示：當(dāng)前會(huì)議、待開始的會(huì)議列表、圖片輪播、滾動(dòng)字幕、時(shí)鐘等信息，同時(shí)支持一個(gè)屏幕劃分多個(gè)區(qū)域顯示多個(gè)會(huì)議室的會(huì)議信息;支持直接在信息屏上預(yù)約會(huì)議室。

　　4.會(huì)議簽到/簽退

　　支持多種簽到/簽退方式： 1)直接在手機(jī)點(diǎn)擊簽到簽退按鈕 2)可通過手機(jī)掃碼進(jìn)行簽到簽退 3)可以在信息展示屏上點(diǎn)擊簽到/簽退按鈕。

　　對于參會(huì)人的簽到有相應(yīng)統(tǒng)計(jì)，可方便查看誰沒有來參會(huì)。

　　5.與門禁集成

　　如果需要控制會(huì)議室的門只有預(yù)定人才能開門，政企會(huì)議室預(yù)定系統(tǒng)提供了掃碼開門的方式，只有成功預(yù)定了會(huì)議室并且在會(huì)前30分鐘到會(huì)后30分鐘內(nèi)才能掃碼開門。

　　6.與第三方系統(tǒng)集成

　　會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)采用開放式平臺(tái)，可以和很多第三方系統(tǒng)對接，比如釘釘，企業(yè)微信，OUTLOOK,、ERP和門禁系統(tǒng)等。

　　7.會(huì)中通知

　　會(huì)議結(jié)束前15分鐘，提醒與會(huì)人員會(huì)議即將結(jié)束，以便提醒會(huì)議主持者是否需要延長會(huì)議，如果要延遲，需要在系統(tǒng)里面進(jìn)行續(xù)約。

　　可通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)發(fā)送消息給服務(wù)人員，以便人員能及時(shí)進(jìn)行服務(wù)，比如呼叫茶水服務(wù)等。

　　8.統(tǒng)計(jì)分析

　　提供會(huì)議室預(yù)約次數(shù)、預(yù)約時(shí)長、某個(gè)時(shí)間段內(nèi)使用率的統(tǒng)計(jì)，可以通過這些統(tǒng)計(jì)方便了解會(huì)議室的使用情況。

　　提供用戶取消次數(shù)的統(tǒng)計(jì)，方便了解哪些用戶經(jīng)常預(yù)約了會(huì)議室但又不使用的情況，并可以對這些用戶在指定時(shí)間內(nèi)不可預(yù)約。

　　政企會(huì)議室預(yù)定系統(tǒng)能合理分配各種預(yù)定需求，把原本繁瑣，耗費(fèi)大量人力資源的事務(wù)性工作簡單化，把線下工作線上完成，提高了員工之間的協(xié)作水平，對于企業(yè)來說，這樣的內(nèi)部效率的提高必然可以帶來效益的增加。想了解更多會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)功能作用，可以咨詢朗歌商顯，為你提供全方位會(huì)議預(yù)約管理解決方案。